Venice Facturatie en Voorraadbeheer

Venice Facturatie en Voorraadbeheer

is een zeer volledig voorraad- en facturatiepakket dat toelaat om op heel efficiënte en snelle wijze offertes, facturen en creditnota's op te maken en te corrigeren. Tijdens de opmaak van de documenten, die gebeurt op een overzichtelijke grafische manier, wordt de voorraadstand van de gebruikte artikels onmiddellijk geactualiseerd. U kan zelf beslissen om de voorraad per artikel bij te houden, of om meerdere artikels te groeperen onder één voorraadartikel.

Op alle documenten kan u zowel tastbare (goederen) als niet-tastbare artikels (diensten) verwerken. In de artikelfiche duidt u daartoe aan of u voor een artikel stock wenst bij te houden of niet. Die artikelfiche is overigens zeer uitgebreid.
Ze laat u ondermeer toe om de omschrijving van een artikel in zes verschillende talen bij te houden.  U kan een afbeelding (foto of tekening) koppelen aan het artikel, aankoop- en verkoopgegevens bijhouden en ook bijkomende tekstvelden, een barcode, BTW-, voorraadgegevens en een extra informatieblok.

Zowel de artikelgroepen als de artikels worden in een hiërarchische boomstructuur voorgesteld. Een punt in het artikelnummer geeft daarbij telkens een volgend niveau aan. Elk niveau in de getoonde lijst kan afzonderlijk uit- en samengevouwd worden. Dit maakt het opzoeken van een nummer bijzonder makkelijk.

Naast de boomstructuur worden de artikels ook in lijstvorm afgebeeld. In die lijst zijn onmiddellijk aanpassingen mogelijk zonder de individuele fiches afzonderlijk op te roepen. Een manuele prijsaanpassing bijvoorbeeld kan daardoor heel gemakkelijk en overzichtelijk worden uitgevoerd. Via slepen en neerzetten (drag & drop) kan die lijst ook vlot gemanipuleerd worden in combinatie met bijvoorbeeld een spreadsheet-programma. Het gegevensverkeer kan daarbij in beide richtingen.

Naast offertes en facturen geeft u ook voorraaddocumenten in. Daarmee brengt u stockmutaties in, duidt u de beginstand aan of voert u de nodige correcties door na opname van de inventaris. Bij dit alles heeft u de mogelijkheid om te werken met een barcodelezer.

Tijdens de verwerking op een document krijgt u trouwens per lijn, via een kleurencode, onmiddellijk te zien voor welke artikels er onvoldoende voorraad is, of welke lijnen met onvoldoende winst of zelfs verlies verkocht worden.

Met Venice Facturatie & Stock kan u de facturatie voeren voor een onbeperkt aantal dossiers (lees bedrijven) en boekjaren. De capaciteit wordt enkel begrensd door de grootte van het opslagmedium. Op elk document kan u tot 10.000 lijnen informatie opnemen. Documenten in vreemde munt vormen geen probleem, en ook buitenlandse BTW-tarieven kunnen gehanteerd worden. Het programma ondersteunt trouwens vijf reeksen binnenlandse BTW-tarieven en tien reeksen buitenlandse. Bij het opmaken van een document kan u de lijntotalen onmiddellijk bekijken alsook het winstpercentage en -bedrag . En, bij het inschrijven van het document krijgt u ook nog eens een samenvatting op het scherm met de uitsplitsing naar de verschillende BTW-tarieven.

Een factuur opmaken kan volledig manueel, maar u kan ook een offerte overnemen, of vertrekken van een factuurvoorstel. Deze factuurvoorstellen maakt u overigens onbeperkt zelf aan en koppelt u al dan niet aan een specifieke klant. U kan daarbij werken met prijzen inclusief of exclusief BTW. Ook de opmaak van documenten onderworpen aan de bijzondere regeling van BTW op marge (o.a. voor verkoop van antiek/brocanterie en tweedehandswagens) is voorzien.

De inkomende betalingen, horend bij een factuur, kunnen in het document genoteerd worden (tot 4 verschillende betaalmiddelen per factuur).

Met de facturatieverkenner krijgt u snel een overzicht van alle in het dossier verwerkte documenten.

Wat rapportering betreft kunnen natuurlijk de afdruk van facturen en offertes niet ontbreken. Maar, ook tal van andere rapporten zijn ter beschikking. Prijslijsten, factuurlijsten en verkoopshistoriek om er maar enkele op te noemen.

vormt een uitbreiding op de basisoptie 'Facturatie' en is bedoeld voor het beheer van uitgaande orders.  De installatie van deze optie activeert 4 nieuwe documenten.  De aankoopofferte of prijsaanvraag, de aankoopbestelling, de aankooplevering en tenslotte de aankoopfactuur.

verwerkingen inzake belasting, BTW, accijnzen en leeggoed wordt na installatie van deze optie mogelijk. Na het instellen van enkele parameters kan u de nodige gegevens in de artikelfiches noteren, en vanaf dan gebeuren de extra berekeningen automatisch.

vormt een uitbreiding op Venice Facturatie en staat in voor de verwerking van inkomende orders. Na installatie van deze optie staan daartoe 2 extra documenten ter beschikking: de "bestelling" en de "levering".

voegt twee belangrijke functionaliteiten toe aan Venice Facturatie, een gedetailleerd voorraadbeheer én de mogelijkheid om de voorraad te waarderen.  Deze optie werkt ook perfect samen met eventueel andere geïnstalleerde facturatie-opties, met name ‘Verkoopbeheer’ en ‘Aankoopbeheer’.

breidt de basisoptie 'Facturatie' uit met het beheer van serienummers. Ze is bedoeld voor het bijhouden van zowel serienummers als lotnummers, maar in Venice vallen beide begrippen onder de term 'serienummer'. De optie is heel sterk verweven in de opties 'Verkoopbeheer', 'Aankoopbeheer' en 'Voorraadbeheer'. Ze maakt het mogelijk om serienummers te noteren op bestellingen, leveringen, facturen, voorraaddocumenten en overbrengingsdocumenten.

boeken wordt met deze optie een vanzelfsprekend verlengstuk van uw dagelijkse boekhouding en facturatie. Voor het opvolgen van kostendragers, kostenplaatsen en kostensoorten maakt u de nodige analytische rekeningen aan en kan u naar keuze werken met door uzelf opgestelde automatische analytische boekingsvoorstellen. 

Steeds meer grote bedrijven vragen aan hun leveranciers om hun facturen enkel nog elektronisch aan te bieden. Door de snel evoluerende technologie en automatisatie is het voor die bedrijven natuurlijk kosten- en tijdsbesparend om hun documentenstroom zoveel mogelijk elektronisch te verwerken. Maar ook voor de leverancier, die geen facturen meer moet afdrukken en versturen, is er een voordeel aan die manier van werken. 

van gegevens afkomstig uit andere programma's wordt met deze optie mogelijk. Althans, als die programma's in staat zijn om gegevens in tekstvorm aan te leveren.

gegevens ingeven en verwerken hoeft u na installatie van deze optie niet langer manueel en los van uw boekhouding en facturatie te doen. De Intrastat-optie biedt u namelijk een geïntegreerde real-time oplossing binnen Venice Boekhouding en Venice Facturatie & Stock. De tijd die u spendeert aan de ingave van de door de Nationale Bank opgevraagde gegevens wordt ermee tot een aanvaardbaar minimum herleid. U beschikt voortaan over een gebruiksvriendelijk werktuig waardoor de Intrastat-opgave niet langer een vervelende, extra belasting vormt, maar een vanzelfsprekend verlengstuk van uw administratieve bezigheid.

laat u toe om voor groepen gebruikers de toegang tot modules, dialoogvensters, zoeklijsten, e.d. te regelen.  U legt voor elk soort fiche of document vast of men mag toevoegen, wijzigen, schrappen of importeren. Daarnaast maakt deze optie het mogelijk om uw gegevens te beveiligen, zodat deze buiten Venice om niet zomaar te benaderen zijn.

Het opstellen van de jaarrekening, verkort of volledig schema, is met deze optie in een handomdraai gebeurd.  Alle bladzijden zijn voorzien:  de balans, de resultatenrekening, de toelichtingen en de sociale balans.  Door de naadloze integratie met uw boekhouding kunt u op om het even welk moment een tussentijdse jaarrekening aanmaken.  De ingebouwde ratio's zijn de perfecte aanzet voor een verregaande financiële analyse.